9 порад, як проводити зустрічі в гібридному форматі

Після пандемії коронавірусу простір заходів змінився назавжди. Тепер багато компаній активно використовують гібридний формат зустрічей, об’єднуючи за одним столом співробітників офлайн і онлайн.

Як проводити такі івенти? Як на них з’являтися? Вмикати чи не вмикати камеру? Давайте розбиратися.

Безліч досліджень говорять про те, що ввімкнена під час онлайн-дзвінків камера підтримує залученість учасників. Водночас інші експерти стверджують, що люди втомилися від Zoom та інших додатків для веб-зустрічей. З’явився навіть такий термін “Zoom fatigue” – психічне виснаження, пов’язане з онлайн-відеоконференціями.

Щоб створювати здорові гібридні зустрічі, вам потрібно дотримуватися балансу між цими крайнощами. Є 9 правил, які допоможуть у цьому.

1. Усі в рівних умовах: або камера ввімкнена, або вимкнена. Вам потрібно вибрати щось одне, адже коли хтось на зборах увімкнений, а хтось ні, створюється некомфортна обстановка. Уявіть: вас бачать усі колеги і розуміють, як ви реагуєте. А ви не знаєте реакцію інших людей і немов говорите в порожнечу. Це виснажує. До того ж людина, чия камера вимкнена, менше залучена в діалог порівняно зі своїми “активними” колегами. І їй потрібно докладати більше зусиль, щоб бути поміченою.

2. Завжди вмикайте камеру під час делікатних зустрічей і дзвінків тет-а-тет. Коли ви телефонуєте, щоб обговорити делікатні моменти, розповісти погані новини або дати зворотний зв’язок, камеру слід увімкнути. Річ у тім, що наша здатність розуміти одне одного багато в чому залежить від уміння інтерпретувати міміку співрозмовника. Особливо сигнали, пов’язані з емоціями. Саме тому й існують емоджі. Вони заповнюють прогалину в спілкуванні, коли співрозмовники не бачать обличчя одне одного.

3. Гібрид – поганий формат для святкових заходів. Якщо мета зборів у тому, щоб відсвяткувати якусь подію, то всі присутні мають бути або онлайн, або офлайн. Згадайте, як проходять такі заходи: люди в офісі одночасно розмовляють, сміються і плескають у долоні. А віртуальні учасники можуть тільки спостерігати за їхніми веселощами. Вони бачать спини колег, але не чують, про що вони говорять і жартують. І не можуть комфортно брати участь у цих розмовах. Тому, якщо ви не можете зробити так, щоб усі були присутні на зустрічі особисто, зробіть її віртуальною для всіх.

4. Камери мають бути ввімкнені на онлайн-тімбілдингах. Якщо мета зустрічі – зміцнити командний зв’язок, то камеру має бути ввімкнено. В інших випадках, чи то обмін інформацією, чи будь-яка інша “звірка годинників”, камеру можна вимкнути.
5. Якщо камери на майбутньому дзвінку мають бути ввімкнені, попередьте команду заздалегідь. Це можна зробити в листі-запрошенні на зустріч. У такому разі ніхто не буде захоплений зненацька. Коли дзвінок почнеться, попросіть колег увімкнути камери. Ви можете підкреслити, що це важлива зустріч і ви хочете, щоб усім було комфортно розмовляти. Адже ви працюєте з людьми, а не з комп’ютерами.

А ось залишати рішення про ввімкнення камери на розсуд учасників – погана ідея. Тому що спокуса не робити цього просто колосальна. Адже для “дистанційників” вимкнена камера означає можливість залишитися в піжамі і не вдягати офісний одяг.

6. Уникати камери – не найкраща ідея для самих співробітників. Є безліч досліджень, які говорять: турбота про свій зовнішній вигляд впливає на нашу самооцінку. Але іноді людина розслабляється: я вдома, камера вимкнена, мене ніхто не бачить – навіщо гарно одягатися і доглядати за собою? Якщо це відбувається регулярно, то надалі мотивація стежити за собою може зійти нанівець. Це відбувається неусвідомлено. І навпаки: коли ми впевнені у своєму вигляді і в будь-який момент готові увімкнути камеру, то почуваємося краще.

7. На гібридних зустрічах віртуальні учасники мають говорити першими. Людям властиво більше цінувати тих, кого вони знають особисто і хто фізично перебуває поруч. Це може створити упередження щодо колег, які присутні на зустрічі віртуально. Вони від початку перебувають у більш невигідному становищі. Тому щоразу, коли приходить час ставити запитання і висловлювати свою думку, віддавайте першість онлайн-учасникам. Так ви зможете компенсувати відстань між вами і створити більш рівноправні умови.
8. Подумайте, що бачать віртуальні учасники гібридної зустрічі. Якщо ви проводите онлайн-зустріч у переговорній кімнаті з веб-камерою, то постарайтеся зробити так, щоб ніхто не відвертався від неї. Це те саме, що стояти спиною до віртуальних співрозмовників. Привчіть себе думати про цю камеру як ще про одну людину.

Технологічні рішення для малих, середніх і великих переговорних кімнат пропонує бренд Logitech. Камери, які вони включають, оснащені функцією автоматичного кадрування. Ви можете вибрати зйомку всієї кімнати, виділити активного спікера або поєднати обидва формати. Завдяки автоматичному масштабуванню ніхто не залишиться за кадром. Відео транслюється в кінематографічній якості та супроводжується потужним, об’ємним звуком.

postprods prod_sku=”L960-001339|L960-001311|L960-001311″]

Висновок

Світ уже давно живе в новій “нормальності”. Онлайн-зустрічі більше не здаються екзотикою і люди звикли, що навіть найважливіші питання можна вирішити на відстані. За умови, що команда дотримується етикету гібридних зустрічей, який описано в цій статті.

Якщо у вас є необхідність проводити переговори на першокласному рівні або ви практикуєте гібридний формат роботи, ми допоможемо вам організувати продуктивне робоче середовище за допомогою рішень від Logitech. Ви можете протестувати їхні можливості у вашому офісі абсолютно безкоштовно. Ми привеземо вам демо-комплект, під’єднаємо його та покажемо, як усе працює.